Soirées étudiantes, événements festifs : comment (bien) les organiser ?

Voici un récap' des trucs à faire et à savoir pour profiter de ces moments de convivialité dans les meilleures conditions.

​Avant de passer aux risques festifs et aux conseils en termes de consommation, parlons un peu règlementation. Par ailleurs, si vous êtes organisateur de soirées ou week-ends d'intégration, appuyez-vous sur la charte dédiée et sur le paragraphe dédié au protocole sanitaire à respecter en « période Covid-19 ».

Vous organisez une soirée étudiante ?

On ne parle évidemment pas d'une soirée chez vous restreinte au cercle amical, mais d'une soirée étudiante au sens d'un événement accueillant du public, proposant la vente de boissons, et qui nécessite donc de respecter la législation. Plusieurs déclarations sont à effectuer dans ce cadre et vous devez obtenir certaines autorisations.

Déclaration de la « manifestation »

Si vous organisez un événement via une association, celle-ci - en tant qu'organisatrice d'une manifestation publique - doit obtenir une autorisation municipale ou préfectorale selon le territoire (préfecture de police pour Paris). En cas d'ouverture de débit de boissons, une autorisation vous sera délivrée pour les boissons de la catégorie I (sans alcool) et III (vin, bière, cidre...).

Ouverture de débit de boissons temporaire

Pour pouvoir vendre des boissons, typiquement via une buvette, vous devez obtenir une autorisation dans le cadre de votre événement (voir ci-dessus). Les débits de boissons temporaires ne sont pas soumis à l'obligation de licence. En clair, vous ne devez pas effectuer de demande de licence pour la vente de boissons, celle-ci sera automatiquement accordée en même temps que l'autorisation de manifestation.

Si vous avez obtenu une réponse positive à votre déclaration de manifestation, vous pourrez vendre des boissons de catégorie I (sans alcool) et III (bière, vin, cidre, champagne) mais pas de boissons de catégorie IV (whisky, rhum, toutes les autres boissons alcoolisées).

Ouverture de débit de boissons permanent

En revanche, si vous souhaitez ouvrir un débit de boissons permanent, par exemple pour le local de votre association, vous devez demander une licence correspondant aux types de boissons proposés au public. Une licence de catégorie III pour la bière, le vin, le cidre, le champagne ; aucune licence requise pour les boissons sans alcool.

+ d'infos sur les licences

La question de l'assurance

Veillez à ce que votre responsabilité civile couvre l'intégrité physique des participants et des organisateurs, la sécurité des biens, les vols (comme les recettes de la buvette, par exemple). Les associations sont de facto couvertes pour la responsabilité civile à leur création, mais rien ne vous empêche d'étendre les garanties en prenant contact avec une compagnie d'assurance qui vous conseillera quant aux dommages couverts par tel ou tel type de contrat dans le cadre de vos événements.

La question des droits d'auteur

Si vous diffusez de la musique lors de votre événement, vous devez obtenir une autorisation de diffusion.

Notez que vous obtenez une réduction de 20% si vous effectuez la déclaration à l'avance.

La règlementation spécifique à l'alcool

Que ce soit concernant la vente d'alcool ou sa consommation, il y a une législation à respecter.

Les éthylotests

  • Dans les débits de boissons autorisés à fermer entre 2h et 7h, des éthylotests doivent être proposés au public

Si vous vendez de l'alcool, sachez que...

  • Les open-bars sont interdits
  • La vente au forfait aussi

Toute forme d'offre d'alcool à volonté est interdite, sauf exceptions comme dans le cadre d'une dégustation avec objectif de vente.

  • Les Happy Hours sont autorisées à condition que les réductions s'appliquent à toutes les boissons, alcoolisées ou non
  • La vente d'alcool est interdite aux mineurs
  • Servir de l'alcool à des personnes manifestement ivres est interdit
  • Vous devez être en possession d'une licence de catégorie III ou IV pour vendre de l'alcool

Concernant la consommation d'alcool...

  • L'ivresse manifeste dans un lieu public (dans la rue, un parc...) est interdite. Il n'y a pas de taux d'alcoolémie défini pour estimer une telle ivresse. L'état d'ivresse est apprécié par les forces de l'ordre selon la situation.
  • Conduire avec une alcoolémie égale ou supérieure à 0,5 g/l d'alcool dans le sang (ou 0,25 mg par litre d'air expiré) est interdit. Pour les conducteurs titulaires d’un permis probatoire, et ceux en situation d’apprentissage, la limite fixée est de 0,2 g/l d'alcool dans le sang, soit 0,1 mg par litre d’air expiré

Explorer d'autres questions de règlementation, comme la sécurité ou les dispositifs de secours, sur montetasoiree.com

Prenez soin de vous (et des autres)

La consommation excessive d'alcool peut mener à des pertes de connaissance voire à des décès.

  • buvez en mangeant ou après avoir mangé
  • alternez les boissons alcoolisées avec des boissons non-alcoolisées
  • apprenez à connaître et écouter vos limites
  • sachez poser votre verre et vous arrêter
  • sachez dire « NON » quand vous ne souhaitez pas consommer
  • préparez votre retour à domicile et évitez de reprendre le volant
  • ne laissez JAMAIS une personne ivre sans surveillance
  • si la personne ne réagit quasiment plus voire plus du tout, appelez immédiatement les secours

+ d'infos sur montetasoiree.com

Le bizutage

Le bizutage porte atteinte à la dignité, mais il s'agit également d'un délit puni de 6 mois d'emprisonnement et 7 500€ d'amende. Le volontariat des participants n'est pas recevable au regard de la loi, qui condamne le bizutage effectué sur une personne contre son gré ou non. Enfin, sur un plan plus sociologique, humilier une personne est-il le meilleur moyen de l'intégrer à un groupe ? Posez-vous sérieusement la question.

Retrouvez ici des ressources et le cadre juridique concernant ce délit et les recours des victimes.

Violences sexistes et sexuelles

Si vous avez malheureusement été victime ou témoin de violences sexuelles au cours d'une soirée étudiante, ou ailleurs :

  • S'il s'agit d'une urgence, appelez le 17 ou le 112
  • Pour une écoute et un accompagnement, le 3919 est un numéro de téléphone gratuit et spécialisé, qui garantit votre anonymat
  • Utilisez la plateforme de signalement, https://www.service-public.fr/cmi, qui vous accompagne jusqu'au dépôt de plainte
  • Vous pouvez également bien sûr directement déposer plainte dans un commissariat

Si vous avez été victime de violences sexistes ou sexuelles sur un campus, vous pouvez également saisir une cellule d'écoute.

Monte ta soirée

Formations pour les organisateurs, boite à outils, conseils et règlementation, le site montetasoiree.com est une ressource indispensable sur les soirées étudiantes. Le site vous permet de prendre connaissance des risques festifs et d'apprendre à les éviter (drogues, alcool, audition, sexualités...).

Vous pouvez également rencontrer des formateurs pour aller plus loin dans le montage de soirée (communiquer sur son événement, gérer les différentes autorisations), tout en vous engageant concrètement pour que vos événements soient sécurisés et responsables.

Chaque année, un prix récompense les organisateurs et structures les plus responsables.

montetasoiree.com est une initiative soutenue par le ministère de l'enseignement supérieur et portée par l'association Avenir Santé.

Protocole spécifique à la « période Covid-19 »

Avant-propos

Les événements festifs étudiants, organisés par les associations étudiantes des établissements d’enseignement supérieur, sont autorisés, dans ces établissements et en-dehors, sous réserve qu’ils soient organisés dans le respect du protocole ci-dessous.

Les règles énoncées dans ce protocole s’ajoutent aux obligations décrites plus haut : déclaration d’ouverture de débit de boisson temporaire, déclaration à l’assurance, interdiction du bizutage ainsi que des violences sexuelles et sexistes, prévention des risques liés à l’alcoolisation, etc.

Les associations étudiantes organisatrices des événements sont responsables de la mise en œuvre des consignes sanitaires applicables, que les événements se déroulent à l’intérieur ou à l’extérieur des établissements d’enseignement supérieur.

Choix du lieu de l’événement

Les organisations étudiantes doivent s’assurer que le lieu choisi pour l’événement permettra de respecter les consignes de sécurité et le protocole sanitaire.

Les événements pourront se dérouler dans les lieux suivants :

  • établissements d’enseignement supérieur en intérieur ou en extérieur
  • établissements recevant du public, soumis à l’obligation de mettre en place le contrôle du passe sanitaire, tels que définis aux 1° et 6° du II de l’article 47-1 du décret n° 2021-699 du 1er juin 2021 prescrivant les mesures générales nécessaires à la gestion de la sortie de crise sanitaire

Exemples : discothèques, salles de spectacles, bar, restaurant universitaire réservé pour l’événement. Il n’est en revanche pas possible de l’organiser dans une résidence universitaire, dans la mesure où il ne s’agit pas d’un ERP soumis au passe sanitaire.

Autorisation ou information préalables de l’établissement d’enseignement supérieur

L’autorisation du chef d’établissement

Lorsque l’évènement est organisé au sein de l’établissement, les organisateurs devront obtenir l’autorisation au préalable de la part du chef, directeur ou président d’établissement en communiquant tous les éléments d’information concernant l’événement et son organisation.
L’association organisatrice reste la seule responsable de la mise en œuvre des mesures sanitaires et du respect des règles applicables.

L’information du chef d’établissement

Lorsque l’évènement n’est pas organisé dans l’enceinte de l’établissement mais dans un autre ERP soumis au passe sanitaire, les organisateurs doivent en informer préalablement le chef, directeur ou président d’établissement en communiquant tous les éléments d’information concernant son organisation. L’association organisatrice reste la seule responsable de la mise en œuvre des mesures sanitaires et du respect des règles applicables.

Ainsi, les organisateurs transmettent une déclaration de l’événement au responsable de l’établissement d’enseignement supérieur, quel que soit le lieu de l’événement. Si l’ERP d’accueil relève d’un Crous (restaurant universitaire réservé pour l’occasion, par exemple), la déclaration doit également être communiquée au directeur général du Crous.

La fiche de description

Il est demandé d’élaborer une fiche de description de l’événement la plus complète possible. Dans le cas où l’événement se déroule au sein de l’établissement, cette fiche sert de support au dialogue avec le responsable de l’établissement, qui pourra proposer des améliorations à l’organisation présentée.

Une fiche de description est proposée dans le guide « l’accompagnement des étudiants dans l’organisation d’événements festifs et d’intégration » (annexe 2)

Il devra être ajouté sur cette fiche, les éléments suivants :

  • Mise en place du contrôle du passe sanitaire et du respect de la jauge
  • Mise à disposition de gel hydroalcoolique
  • Mise en place d’un cahier de rappel papier ou numérique (et les modalités de recueil et de conservation des données induites)
  • Ventilation mécanique et aération ainsi que le suivi de la concentration en CO2 dans l’air ambiant
  • L’identification du référent Covid chargé de veiller à la mise en œuvre des consignes sanitaires, et d’être l’interlocuteur des autorités sanitaires le cas échéant

Obligation du passe sanitaire

L’accès à l’événement sera possible uniquement sur présentation d’un passe sanitaire.

En amont de l’événement, les organisateurs pourront informer les participants de la possibilité de récupérer leur attestation de vaccination via le service en ligne proposé par l’Assurance Maladie, s’ils sont bénéficiaires d’un régime français d’assurance maladie. L’étudiant présentera son passe sanitaire au format papier ou via l'application TousAntiCovid.

Le passe sanitaire doit montrer une preuve sanitaire parmi les 3 suivantes :

  • Schéma vaccinal complet
  • Un test PCR ou antigénique ou auto-test supervisé négatif de moins de 72 h
  • Le résultat d'un test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de la Covid-19, datant d'au moins 11 jours et de moins de 6 mois

Voici la présentation du passe sanitaire pour les professionnels.

Mise en place du contrôle du passe sanitaire

Les organisateurs sont responsables de la bonne mise en place et de la logistique permettant de faire respecter les règles sanitaires en vigueur. Dans ce cadre, ils mettront en place le contrôle du passe sanitaire. L’organisateur doit désigner et formaliser dans un document la liste des personnes qui seront en charge de contrôler le passe sanitaire. L’association organisatrice est chargée du contrôle du passe sanitaire, sauf accord avec l’exploitant de l’ERP ou le chef d’établissement, prévoyant que l’exploitant ou l’établissement prennent en charge ce contrôle. Ces personnes sont équipées de l’application TousAntiCovid Vérif pour effectuer les contrôles des preuves sanitaires, présentées soit sur l’application, soit sous format papier.

Voici le kit à destination des professionnels de l’événementiel.

Afin d’opérer ces contrôles, il peut être envisagé de faire appel à un prestataire dans le domaine de la sécurité. La CVEC, dans le cadre des actions de prévention sanitaire pouvant financer cette prestation, les associations organisatrices peuvent solliciter le chef d’établissement qui pourra décider d’attribuer un financement en fonction des ressources disponibles et priorités d’utilisation. Si le contrôle du passe sanitaire est assuré par l’exploitant de l’ERP accueillant, il conviendra de l’indiquer dans la fiche descriptive.

Jauge applicable

Afin de garantir le respect des distanciations physiques, une jauge de 75 % est mise en place dans l’espace clos où se déroule l’événement. Il convient d’indiquer dans la fiche descriptive de l’événement le nombre maximum de personnes pouvant être accueillies en situation normale dans le lieu choisi, ainsi que le nombre maximum personnes qui pourront réellement être accueillis, après application de la jauge de 75 %. Les organisateurs contrôlent le respect de la jauge. Ils peuvent identifier distinctement un point d’entrée et un point de sortie, si le lieu le permet, afin de contrôler le flux. Un nombre limité de billets d’accès permet également de respecter la jauge.

Port du masque recommandé

Le port du masque chirurgical ou grand public filtration > 90%  est recommandé dans la pièce où se déroule l’événement. Dans la mesure du possible, des masques seront mis à disposition des participants, en cas d’oubli de leur part ou de masques défectueux.

Mise à disposition de gel hydro-alcoolique

Du gel hydro-alcoolique devra être mis à disposition des participants. Il devra être disponible à l’entrée et à la sortie et également aux toilettes. Une attention particulière devra être portée au positionnement de ces points d’hygiène des mains afin de s’assurer qu’ils sont effectivement utilisés par les usagers.

Affichage à l’entrée de l’événement

À l’entrée du lieu de l’événement, un affichage doit préciser en français et en anglais les informations suivantes :

  • Le rappel des consignes sanitaires, notamment le lavage des mains (exemple d’affiche, de vidéo)
  • La jauge d’accueil maximal du lieu
  • L’invitation à télécharger et activer l’application TousAntiCovid

Voici divers supports et outils d’information et de prévention, créés par Santé publique France.

Cahier de rappel pour mieux appréhender les risques de contamination

L’accès à l’événement sera conditionné à l’enregistrement par les participants au moyen d’un cahier de rappel qui devra être mis en place lors de l’événement sous l’un des 2 formats suivants.

Format papier

Ce cahier de rappel papier constitue un traitement de données personnelles soumis à la réglementation (Règlement Général sur la Protection des Données et loi Informatique et Liberté). Ainsi, il convient de se limiter aux données nécessaires :

  • Nom
  • Prénom
  • Un moyen de contact
  • Date et heure d’arrivée

Ces informations doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des cas contacts, lorsque les autorités sanitaires en font la demande. Ces données ne peuvent donc en aucun cas servir pour une autre utilisation (exemple : créer un fichier pour de futurs événements, etc.). Les données ainsi collectées doivent être détruites au terme de 15 jours. Les modalités de recueil, de conservation et de destruction de données devront être prévues et mentionnées dans la fiche descriptive.

Format numérique

Le format numérique est à privilégier, car c’est une alternative plus protectrice des données personnelles, qui a reçu un avis positif de la CNIL. Un site web est mis à disposition pour les organisateurs, afin de générer un QR Code : https://qrcode.tousanticovid.gouv.fr/

Les participants doivent alors scanner le QR code qui se situera à l’entrée. Voici plus d’informations sur la protection des données du cahier de rappel.

Ventilation et aération des locaux

Il convient d’aérer les locaux par une ventilation naturelle ou mécanique en état de marche en évitant de diriger le flux vers les personnes et de privilégier, lorsque cela est possible, une ventilation de la pièce par au moins deux points distincts, celle-ci devant être effectuée idéalement en permanence si les conditions le permettent, au minimum plusieurs minutes toutes les heures. Il convient également de favoriser, dès lors que les établissements sont équipés d’instruments de mesure, la mesure du dioxyde de carbone (gaz carbonique – CO2) dans l’air. Cette mesure intervient à des endroits significatifs de la fréquentation. Une mesure de CO2 supérieure à un seuil de 800 ppm doit conduire à agir en termes d’aération/renouvellement d’air et/ou de réduction du nombre de personnes admises dans la pièce.

Voici plus d’informations sur l’aération, la ventilation dans les ERP et sur la maîtrise de la qualité de l'air intérieur.

Node Footer Info